결제 정산 대사 규칙·운영 런북 양식

대사는 같은 거래를 두 곳에서 찾아내는 일입니다. 그래서 첫 칸은 규칙이 아니라 키입니다. 주문번호와 우리 거래 ID, 결제사 거래 ID, 승인번호, 매입 전표번호 가운데 무엇을 기준 키로 삼을지 정하고 나머지는 그 키에 붙는 보조 키로 적습니다. 결제사마다 파일에 실어 주는 항목이 다르므로 어느 열이 어느 키에 대응하는지 결제사별로 한 줄씩 적어 둡니다. 부분 취소와 분할 배송처럼 한 주문이 여러 거래로 갈라지는 경우에는 주문이 아니라 거래가 대사 단위입니다. 통화와 금액 단위, 반올림 자리도 같은 칸에 적습니다. 파일이 언제 어느 경로로 들어오는지, 시각이 어느 시간대로 적혀 있는지도 함께 적어 둡니다. 시간대가 다르면 같은 거래가 서로 다른 날짜에 잡힙니다.

대사 규칙은 거래 상태를 따라 다섯 축에 섭니다. 승인은 우리 주문과 결제사 승인 기록을 맞추는 축입니다. 매입은 승인된 건이 실제로 매입으로 넘어갔는지 보는 축입니다. 승인만 되고 매입되지 않은 건이 여기서 드러납니다. 정산은 결제사 정산 파일의 입금 예정액과 실제 입금액, 수수료를 맞추는 축입니다. 환불은 우리 쪽 환불 요청과 결제사 취소 기록, 정산에서 차감된 금액을 잇습니다. 부분취소는 원거래 잔액이 세 곳에서 같은지 보는 축입니다. 축마다 비교할 항목과 허용 오차, 비교 시점을 표에 적습니다. 허용 오차는 통화의 최소 단위와 확인된 계산 방식에 근거해 정합니다. 오차 범위에 들더라도 누락이나 실제 오류를 자동으로 닫는 근거로 쓰지 않습니다.

불일치가 나면 원인을 찾기 전에 유형부터 붙입니다. 시점 차이, 수수료·부가세 계산 차이, 취소 반영 지연, 파일 누락, 실제 오류로 가릅니다. 모든 유형은 근거를 확인한 뒤 닫습니다. 시점 차이는 다음 주기에 재대사하고 파일 누락은 자료를 복구해 다시 비교합니다. 수수료와 취소 반영도 합의한 규칙에 맞는지 확인하며 해결되지 않은 건은 담당자에게 배정합니다. 확인 순서도 고정합니다. 먼저 파일이 다 들어왔는지, 다음으로 기준 키가 양쪽에 있는지, 그다음 금액과 통화가 같은지, 마지막으로 상태가 같은지 봅니다. 이 순서를 지키면 파일 하나가 늦게 도착한 것을 금액 오류로 오해하는 일이 줄어듭니다. 유형별로 누가 처리하고 며칠 안에 닫는지도 같은 표에 적습니다. 자동으로 맞출 유형과 사람이 봐야 할 유형을 가르는 조건은 규칙에 숫자로 적어 둡니다. 조건이 문장으로만 있으면 담당자마다 다르게 읽습니다.

런북은 증상에서 시작합니다. 칸은 증상, 먼저 열 화면과 조회 조건, 판단 기준, 조치, 넘길 담당과 결제사 접수 방법, 기록 위치 여섯입니다. 증상 칸에는 담당자가 실제로 쓰는 문장을 적습니다. 입금액이 정산 예정액보다 적다처럼 씁니다. 판단 기준 칸에는 어느 값이 어떤 범위를 벗어나면 사고로 올릴지 숫자로 적습니다. 조치 칸에는 되돌릴 수 있는 것과 없는 것을 갈라 적습니다. 환불 실행처럼 되돌릴 수 없는 조치에는 승인자를 함께 적습니다. 결제사 접수는 창구와 필요한 정보, 회신 소요 시간을 결제사별로 나눠 둡니다. 기록 위치 칸에는 조회한 화면과 남긴 메모가 어디에 쌓이는지 적습니다. 같은 증상이 다음 달에 다시 오면 그 기록에서 시작합니다.

대사 결과 요약과 미처리 건수, 유형별 잔여 건, 이월 사유를 한 장에 적고 운영과 재무가 각각 확인합니다. 미처리 건이 남은 채로 닫을 수 있는 조건도 미리 정합니다. 금액 상한과 건수 상한, 이월 가능 일수를 적어 두면 매달 같은 논의를 반복하지 않습니다. 규칙을 바꾼 날과 바꾼 사람도 같은 문서에 남깁니다. 어떤 규칙이 어떤 조건으로 두 건을 이었는지 건별로 남아 있어야 몇 달 뒤 감사에서 같은 계산을 다시 하지 않습니다.